Zasady pisania listów elektronicznych (e-maili)

Drogie Czytelniczki Bloga i Użytkowniczki usług internetowych w tym poczty elektronicznej!

W tym wpisie chciałabym przypomnieć zasady pisania listów. Niektóre są bardziej ogólne, niektóre bardziej szczegółowe. Przy ocenie Waszej korespondencji elektronicznej zwracam uwagę na wszystkie poniżej umieszczone zasady. Miłej lektury i wytrwałego wdrażania tych zasad w życiu codziennym.

Reguła 1. Zasady pisania e-maili są bardzo podobne do tych, które stosujemy w tradycyjnej sztuce pisania listu. Jeśli nie wiadomo, jak coś napisać, warto sięgnąć do zasad pisania tradycyjnego listu.

Reguła 2. Aby wysłać wiadomość, należy umieścić:

  • adres odbiorcy
  • temat wiadomości
  • wiadomość (zasadnicza treść maila)

Reguła 3. Temat wiadomości powinien być adekwatny do treści listu, dobrze, jeśli jest krótki i niosący konkretną wiadomość. Temat listu odnosi się do treści listu. Warto, żeby nie był zbyt ogólny.

Przykłady:

  1. zadanie domowe z dnia 11.03.2013 (ZS, 6b)
  2. informacja o wyjeździe
  3. Źle: ?????????????? (brak konkretu)
  4. Źle: (brak tematu)
  5. Źle: zadanie domowe (zbyt ogólne)

Reguła 4.

Treść zasadnicza listu składa się z kilku elementów, które zawsze – a szczególnie w korespondencji oficjalnej – występują: powitanie, treść listu, zakończenie (opcjonalnie), podpis.

W mailu, którym jest kontynuacją rozmowy, lub jeśli z kimś jesteśmy w zażyłych relacjach, można z niektórych elementów zrezygnować (ale tu dużo zależy od naszego wyczucia).

Reguła 5. Po powitaniu stawiamy znak przestankowy:

– jeśli jest to wykrzyknik, kropka, to treść listu zaczynamy wielką literą,

– jeśli jest to przecinek, to treść listu jest kontynuacją zdania i piszemy małą literą.

Droga Aniu!

Przesyłam Ci informację o…

lub

Droga Aniu,

przesyłam Ci informację o…

Źle:

Droga Aniu,

Przesyłam Ci informację o…

Reguła 6. List składa się z kilku elementów, których nie może zabraknąć: powitania, treści listu, zakończenia, podpisu.

Reguła 7. W liście elektronicznym można pominąć datę pisania listu, ale w korespondencji (super) oficjalnej, np. przy załatwianiu spraw administracyjnych drogą elektroniczną, warto datę i nazwę miejscowości podać.

Reguła 8. Po zakończeniu stawiamy przecinek a dalej podpis, bez kropki.

Dobrze:

Pozdrawiam,

Ania Kowalska

Źle:

Pozdrawiam.

Ania Kowalska.

Reguła 9. Stosujemy zasady: interpunkcyjne, ortograficzne, edycji tekstu.

Reguła 10. Jeśli zamieszczamy załącznik, to w treści listu powinna znaleźć się informacja o tym, co zawiera załącznik, ew. jakiego programu potrzebujemy, żeby go otworzyć.

Reguła 11. Ostrożnie ze słowem Witam na początku listu. W korespondencji oficjalnej dopuszcza się sytuację, gdy przełożony używa tej formy do podwładnego. Nigdy, gdy zależność jest odwrotna. Jest grupa językoznawców, którzy uważają użycie tego zwrotu za brak szacunku do adresata lub błąd językowy.

Reguła 12. Wysłanie pustego maila jest odbierane jako przejaw niegrzeczności.

Reguła 13. Używamy zwrotów grzecznościowych. Nie bój się w mailu napisać: Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo.

Reguła 14. Zwroty wprost do adresata piszemy wielką literą.

Dobrze: Serdecznie Ciebie pozdrawiam, Ania

Reguła 15. Do maila można dołączyć stopkę, gdzie będą podane potrzebne informacje, np. opis stanowiska, telefon “na biurko”, adres mailowy. Przydaje się w korespondencji oficjalnej, biurowej.

Lepiej wtedy, gdy mail kończymy podpisem, nawet jeśli w stopce powtarzamy tę informacje. Brak podpisu może być odebrany jako niegrzeczne zachowanie ze strony autora listu.

Reguła 16. Pisanie wielkimi literami oznacza krzyk, np. BARDZO CIEBIE LUBIĘ.

Reguła 17. Nie nadużywamy wykrzykników. Jeden zazwyczaj wystarcza.

Reguła 18. Nie wysyłamy łańcuszków szczęścia. Nie przesyłamy też niesprawdzonych informacji (np. z prośbą o oddanie krwi).

This entry was posted in Zadania na lekcji and tagged , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s